Planificar mejor el día ayuda a reducir el estrés, mejora la concentración y hace que disfrutemos más del tiempo libre. Descubra por qué y cómo hacerlo.
Como dice uno de nuestros refranes más populares “el tiempo es oro”, y ahora más que nunca, en esta era que de hiper conexión, reuniones interminables y notificaciones constantes, la sensación de no llegar a todo se ha vuelto muy habitual en nuestro día a día. Las jornadas laborales intensas, las responsabilidades familiares y el exceso de información hacen que muchas personas sientan que la jornada no tiene horas suficientes.
Los beneficios de organizar el tiempo van más allá de la productividad. Tener una rutina estructurada ayuda a reducir el estrés, favorece la concentración y permite que el tiempo libre y el ocio tengan su espacio. De hecho, diversos estudios realizados en psicología del trabajo apuntan a que las personas que perciben mayor control sobre su tiempo reportan niveles significativamente más bajos de ansiedad y agotamiento mental.
Pero ¿por qué nos cuesta tanto gestionar nuestro tiempo?
Antes de hablar sobre cómo mejorar la gestión de nuestro tiempo, conviene entender qué es lo que nos frena a la hora de organizarnos. Una de las mayores razones o dificultades para gestionar nuestro tiempo suele ser el multitasking, el hecho de tener muchas tareas de diferentes niveles de exigencia dificulta la planificación de estas.
Aunque dividir la atención entre varias tareas parece lo más eficaz, la evidencia científica opina de otra manera: según investigadores de la Universidad de California en Irvine, tras una interrupción se necesitan de media más de 23 minutos para recuperar el nivel de concentración previo. Cada vez que saltamos de una tarea a otra, pagamos un coste cognitivo que no se ve pero que se acumula.
Además, normalmente dedicamos demasiado tiempo a lo urgente y no siempre es lo más importante, no marcamos bien las prioridades. Las notificaciones del móvil, el correo electrónico y las reuniones no planificadas fragmentan nuestra jornada, son distracciones que no nos dejan avanzar con otros quehaceres. Un buen ejemplo es el tiempo que invertimos en leer emails: según un estudio de la reconocida consultora McKinsey, la gente trabajadora dedica el 28% de su jornada laboral a gestionar el correo electrónico.
La procrastinación es otro de los obstáculos a la hora de organizaros. Posponer tareas genera culpa y estrés afectando al rendimiento y al estado de ánimo. Nuestro cerebro mantiene activas las tareas incompletas, lo que dificulta desconectar incluso cuando termina nuestra jornada laboral.
Beneficios de una buena gestión del tiempo
Hemos hablado por encima sobre algunas de las ventajas de organizar bien nuestro tiempo, ahora vamos a desarrollar las más relevantes:
- Menos estrés y ansiedad. El mero hecho de saber qué hacer y cuándo hacerlo reduce la sensación de estrés y proporciona sensación de control. Hacer listas y marcar prioridades ayuda mucho a disminuir el caos mental que nos produce el multitasking.
- Mayor concentración y rendimiento. Trabajar en bloques de tiempo y sin interrupciones permite alcanzar un estado de concentración óptimo y eso mejora significativamente la calidad del trabajo. Esta técnica es conocida como Deep Work y se considera una de las habilidades más valiosas y escasas.
- Mejor equilibrio vida-trabajo. Organizar bien el trabajo no solo mejora la vida laboral, también es beneficioso para nuestro descanso y el ocio y ya que, si lo gestionamos adecuadamente, tendremos tiempo de calidad para poder conciliar con nuestra vida personal.
- Mejora en la toma de decisiones. Con un organigrama claro y tiempos más marcados, las decisiones que tomamos suelen ser más acertadas y, por consecuencia, perdemos menos el tiempo pasando de una tarea a otra sin rumbo.
- Mayor calidad. Si mejoramos la gestión de nuestro trabajo, el resultado siempre será mejor. Con menos estrés y más claridad, con un mejor equilibrio vida-trabajo, con una mayor concentración y una mejora en la toma de decisiones, el trabajo realizado tendrá una mejor calidad.
Hábitos concretos para empezar a organizarse mejor
Adoptar pequeños hábitos en nuestra rutina puede marcar una gran diferencia. Estos son algunos de los más respaldados por la evidencia:
- Planifique el día. Empezar y/o terminar el día organizando tareas nos ayuda a tener una visión más clara y ser más conscientes de cuáles son prioritarias y cuáles no. Una herramienta muy útil es la Matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey: divide las tareas según su urgencia e importancia para decidir qué hacer de inmediato, qué planificar, qué delegar y qué eliminar.
- Identifique las tres tareas más importantes. Completar primero las actividades prioritarias genera sensación de avance y reduce el estrés acumulado. El principio de Pareto o regla del 80/20 sugiere que es el 20% de las actividades los que generan el 80% de los resultados. Identificar ese 20% y potenciarlo es una de las estrategias con mayor retorno, tanto en el ámbito profesional como en el personal.
- Elimine las distracciones. Silenciar las notificaciones, cerrar pestañas innecesarias y mantener el espacio de trabajo ordenado mejora notablemente el rendimiento. La técnica Pomodoro, trabajar durante 25 minutos y descansar 5, es una estrategia sencilla para mantener el foco en esas tareas que requieren de más concentración.
- Respete el descanso. El cerebro necesita pausas para funcionar bien, de hecho, es sabido que muchas ideas genuinas surgen durante un paseo, en la ducha o justo antes de dormir, cuando nos relajamos. Forzar la concentración sin pausas no es productivo, puede derivar en agotamiento.
- Establezca rutinas fijas. El cerebro funciona mejor con previsibilidad, tener horarios más o menos estables reduce la carga de decisiones diarias y libera energía mental para las tareas que realmente la requieren. El psicólogo Roy Baumeister acuñó el concepto de ego depletion o agotamiento del yo para describir cómo la capacidad de tomar decisiones se deteriora a lo largo del día: cuantas menos decisiones triviales tomemos, más recursos tendremos para las importantes.
- Aprenda a decir no. Aceptar todos los compromisos que nos llegan satura la agenda y deja sin espacio lo importante. Gestionar bien el tiempo también implica protegerlo frente a demandas externas. Decir no con amabilidad y evitar reuniones que podrían ser un simple email es una forma de respeto hacia el propio tiempo y el ajeno.
- Revise y ajuste periódicamente. Ningún sistema de organización funciona para siempre ni para todo el mundo. Dedicarle unos minutos a la semana a la revisión de qué ha funcionado y qué no permite ajustar el enfoque y evitar errores. La organización del tiempo es un hábito en construcción permanente, no una fórmula fija.
Una mala gestión del tiempo no es solo un problema de productividad: tiene un impacto directo sobre la salud mental. La sensación constante de falta de control genera agotamiento emocional, dificulta la desconexión y puede derivar en cuadros de ansiedad o burnout. Según datos de la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo, el estrés laboral es uno de los problemas de salud más frecuentes en Europa, y la sobrecarga de tareas figura entre sus principales causas.
Por el contrario, mantener una rutina organizada mejora la autoeficacia percibida y favorece el equilibrio entre vida laboral y personal. La gente experta también recuerda la importancia de dejar espacios vacíos en la agenda: el tiempo libre sin obligaciones no es improductivo, sino necesario para recuperar energía mental y favorecer la creatividad.
Como ve, organizar mejor el tiempo no es una cuestión de disciplina rígida ni de exprimir cada minuto. Es, ante todo, una forma de vivir con menos estrés, más claridad y mayor bienestar. Pequeños cambios sostenidos en el tiempo pueden marcar una diferencia real, tanto en el trabajo como en la vida personal.
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Fuentes:
- El poder del bienestar corporativo. UNIR.
https://www.unir.net/revista/empresa/poder-bienestar-corporativo - La gestión del tiempo como factor clave de la productividad y la satisfacción en el trabajo. Infoautónomos.
https://www.infoautonomos.com/blog/general/gestion-tiempo-productividad-satisfaccion/ - Absentismo y productividad: la gestión del bienestar demuestra la proactividad empresarial. Observatorio de Recursos Humanos.
https://www.observatoriorh.com/bienestar/absentismo-y-productividad-la-gestion-del-bienestar-demuestra-la-proactividad-empresarial - La salud mental en el trabajo. Organización Mundial de la Salud (OMS).
https://www.who.int/es/news-room/fact-sheets/detail/mental-health-at-work - Gestión del estrés: cómo reducirlo y mejorar tu bienestar. Mayo Clinic.
https://www.mayoclinic.org/es/healthy-lifestyle/stress-management/in-depth/stress/art-20046037
